De ce ai nevoie de SPV în 2025?

Spațiul Privat Virtual (SPV) a devenit "panoul de control" al relației dintre firma ta și ANAF. Nu mai este doar pentru verificarea datoriilor, ci este canalul exclusiv pentru:

• Transmiterea și descărcarea facturilor prin RO e-Factura.
• Primirea notificărilor și somațiilor oficiale.
• Depunerea declarațiilor fiscale.

Fără SPV, activitatea economică a unei firme în 2025 este practic blocată.

Ce ai nevoie înainte de a începe?

Procesul este 100% online, dar necesită pregătire. Ai nevoie de:

1. Certificat Digital Calificat (Semnătură Electronică): Pe un token USB (ex: de la CertSign, DigiSign, Trans Sped, AlfaTrust).
2. Document de Confirmare: Un PDF semnat de furnizorul certificatului tău. Acesta se descarcă de pe site-ul ANAF folosind token-ul.
3. Documente Juridice Scani (PDF):
   • CUI-ul firmei.
   • Actul de identitate (CI) al reprezentantului.
   • Actul Constitutiv sau Certificat Constatator (pentru a dovedi calitatea de reprezentant).

[!TIP] Sfat: Scanați toate documentele într-o singură arhivă .ZIP (maxim 5MB) dacă formularul o cere, deși platforma acceptă adesea PDF-uri individuale semnate digital.

Pasul 1: Obținerea Documentului de Confirmare

1. Intră pe portalul ANAF la secțiunea Servicii Online -> Declarații electronice.
2. Descarcă formularul standard de confirmare.
3. Trimite acest formular furnizorului tău de semnătură electronică.
4. Ei ți-l vor returna semnat. Acesta este "pașaportul" tău tehnic.

Pasul 2: Completarea Formularului Online

1. Accesează anaf.ro -> Înregistrare în Spațiul Privat Virtual.
2. Alege "Persoane Juridice" -> "Înregistrare utilizatori cu certificat digital".
3. Se va deschide o pagină care va citi automat datele de pe token-ul tău USB (care trebuie să fie introdus în PC).

Pasul 3: Încărcarea Datelor

În formularul web va trebui să completezi:

• CUI-ul entității: Codul Unic de Înregistrare al firmei.
• Calitatea: Reprezentant Legal (dacă ești administrator) sau Împuternicit (dacă ești contabil/tert).
• Email: O adresă sigură și verificată.

Upload Documente: Va trebui să încarci documentul de confirmare (primit la Pasul 1) și arhiva cu documentele justificative (CI + Acte Firmă), semnate digital cu propriul tău token.

Pasul 4: Validarea și Aprobarea

După ce apeși "Trimite", vei primi un număr de înregistrare pe email.

• Aprobare Automată: În unele cazuri, dacă datele coincid perfect cu baza de date ANAF (Revisal/ONRC), aprobarea vine în câteva minute sau ore.
• Aprobare Manuală: Dacă există neconcordanțe, un inspector va verifica cererea. Termenul legal este de câteva zile, dar de obicei durează 24-48h.

Ce faci după aprobare?

Felicitări! Acum te poți autentifica în SPV folosind butonul "Autentificare Certificat" de pe anaf.ro. Primul lucru de făcut: Verifică secțiunea e-Factura pentru a vedea mesajele primite sau a trimite facturi.

Probleme Comune

• Eroare "Certificat Revocat": Verifică dacă token-ul este valid și driverele sunt actualizate.
• "Nu aveți drepturi": Asigură-te că ai selectat CUI-ul corect după logare (unele certificate au acces la mai multe firme).

Probleme Comune și Soluții (Troubleshooting)

Din experiența noastră cu sute de firme, iată cele mai frecvente erori și cum să le rezolvi:

1. Eroare: "Nu există niciun CIF pentru care să aveți drept în SPV"

Aceasta este cea mai întâlnită problemă.

• Cauză: ANAF nu a actualizat încă baza de date după reînnoirea certificatului sau certificatul nu este asociat corect.
• Soluție: Așteaptă 24 de ore după reînnoire. Dacă problema persistă, reia procedura de înrolare folosind opțiunea "Reînnoire certificat".

2. Eroare la conectarea aplicațiilor terțe (ex. SmartBill/Saga)

• Cauză: Token-ul fizic nu este introdus în PC sau driverele nu sunt actualizate.
• Soluție: Asigură-te că aplicația de management a token-ului este deschisă înainte de a porni softul de contabilitate.

3. Eroare "Document alterat" la încărcare

• Cauză: Arhiva ZIP conține caractere speciale în denumirea fișierelor sau este prea mare.
• Soluție: Redenumește fișierele simplu (ex: cui.pdf, ci.pdf) și asigură-te că arhiva are sub 5MB.

Întrebări Frecvente (FAQ)

Pot avea acces la mai multe firme cu același certificat?

Da, un singur certificat digital poate fi folosit pentru a accesa SPV-ul unui număr nelimitat de firme (CUI-uri), cu condiția să fii împuternicit notarial sau administrator pentru fiecare în parte.

Cât durează aprobarea dosarului?

Oficial, termenul este de 30 de zile. Practic, aprobarea automată se face instant dacă datele coincid cu Revisal/ONRC. Aprobarea manuală durează de obicei 2-3 zile lucrătoare.

Ce fac dacă mi-a expirat certificatul?

Trebuie să cumperi o reînnoire de la furnizor (CertSign, DigiSign etc.) și să depui din nou formularul 150 sau să actualizezi datele în SPV prin meniul de "Administrare Utilizator".

Ai nevoie de ajutor tehnic? Ghidurile noastre Software Business te pot ajuta să alegi cel mai bun program de facturare integrat cu SPV.